Desburocratização

Miguel Mota

     Um caso pontual à consideração do Senhor Ministro das Finanças

     A baixa produtividade dos portugueses é consequência de um número muito elevado de factores, não sendo, portanto, possível transformá-la de golpe, com uma única solução.

          Entre os factores que contribuem para essa baixa produtividade encontra-se um certo grau de ineficiência de muitos serviços do Estado, consequência daquilo que se chama BUROCRACIA.

 A execução de uma série de actos necessários ao desempenho de qualquer função implica sempre uns quantos passos administrativos. Foi a essa parte – necessária – da actividade – do Estado e não só – que se deu o nome de «burocracia». No entanto, essa actividade administrativa necessária foi criando passos supérfluos, ampliando-os desnecessariamente e, muitas vezes, considerando-se como o «centro do mundo» e a razão de ser das outras actividades, numa fenomenal inversão de posições. E uma actividade necessária, que na maioria dos casos passaria despercebida, transformou-se num enorme consumidor de energias, o que levou a considerar a palavra «burocracia» como sinónimo de algo execrável.

 Apontada por todos como um enorme e desgraçado mal, são poucos os que se têm ocupado da sua correcção. É fácil atribuir-lhe todos os males e atirar com a responsabilidade da sua existência para o pobre 3.º oficial que está ao «guichet». O facto é que a ele é a quem menos cabe essa responsabilidade, pois os numerosos passos, as diferentes «démarches», todas as actividades supérfluas a que os tristes mortais são submetidos são certamente da responsabilidade dum chefe, nos diferentes graus da hierarquia, até aos escalões mais elevados. Mesmo quando o citado 3.º oficial demora anormalmente algum papel ou qualquer outro passo exigido, é ainda o seu chefe – e o chefe do chefe, até ao escalão mais elevado – o responsável por consentir que isso aconteça.

A cura da burocracia – entendida como passos dispensáveis – pode, muitas vezes, encontrar-se com relativa facilidade. Basta analisar, para cada passo ou documento exigido, o que pode suceder se ele for suprimido. Infelizmente, deve ser extremamente raro que algum chefe – a qualquer nível – proceda a essa análise no sector a seu cargo.

 Tenho já, por várias vezes, apontado casos concretos de correcções fáceis, que muito dariam em economia e aumento de produtividade, por supressão da tal burocracia desnecessária.

 Apontarei aqui um outro, que ofereço a quem de direito, nomeadamente ao senhor ministro das Finanças.

Os orçamentos do Estado são feitos com muito grande rigidez, com as verbas distribuídas por numerosas «rubricas», que funcionam como compartimentos praticamente estanques. Não é possível fazer uma aquisição se não houver verba na rubrica respectiva e as «transferências de verbas» são normalmente algo muito demorado. Não é o caso virgem que uma «transferência de verba», isto é, a mudança dum determinado quantitativo duma rubrica para outra, solicitada no meio do ano, só seja autorizada no fim do ano, às vezes quando já nem há tempo para efectuar a aquisição. Obviamente, os resultados sofrem.

 Admito que haja sectores onde essa comparticipação não tenha qualquer inconveniente por tudo estar suficientemente definido. Mas nalguns outros o problema é grave e é impossível prever antecipadamente com tal pormenor, as despesas que terão de ser efectuadas, para que se atinjam os objectivos desejados.

 Um desses sectores é a «investigação científica», a actividade que tem por objectivo a ampliação dos conhecimentos do homem, alguns casos apenas como aumento geral desses conhecimentos – investigação pura ou básica – noutros com o objectivo de mais ou menos directa utilização – investigação aplicada – para se realizar melhor agricultura, indústria, medicina, etc., etc.

É um trabalho exigente que requer pessoas com muito alta especialização e dotadas de características especiais de imaginação e alto poder de raciocínio (para poder relacionar factos e fenómenos e daí tirarem novas conclusões), além duma grande dedicação.

Nesse trabalho é impossível prever antecipadamente o quantitativo exacto das numerosas despesas pelo que, ao elaborarem o orçamento, os investigadores sabem de antemão que irá haver discrepâncias orçamentais para cada rubrica e os gastos necessários. São frequentes os casos em que a verba dum projecto de investigação, orçamentada de determinada maneira, apresenta, na altura das despesas, rubricas em que a verba é insuficiente, enquanto noutras ela pode existir em excesso.

 Se analisarmos esse problema, facilmente chegaremos à conclusão de que, aprovado um projecto de investigação, e atribuída a verba global considerada, o que interessa ao Estado (e, portanto, aos cidadãos) é que ele seja executado com o mínimo de entraves possível. Quaisquer entraves que surjam vão causar diminuição da produtividade, seja por maiores demoras na execução, ou por não se conseguir realizar parte do que estava programado.

Aprovado um projecto de investigação e o quantitativo global do seu custo, é absolutamente irrelevante para os resultados que o dinheiro seja gasto em ácido sulfúrico ou em disquetes para o computador, na reparação dum microscópio electrónico ou na aquisição de alguns livros, etc., etc., etc.

Se, para os efeitos estatísticos e, até, para futuros planeamentos, se deseja catalogar, à   posteriori, as despesas por rubricas, muito bem, pois é tarefa que qualquer administrativo faz com facilidade. Mas ter que parar o trabalho porque falta verba na rubrica destinada a comprar disquetes para o computador, embora possa ainda sobrar dinheiro na rubrica por onde se comparam frascos de ácido sulfúrico ou aquela por onde se pagam as reparações do microscópio electrónico é algo absolutamente ridículo e que causa ao País prejuízos fabulosos. Podem-no atestar algumas centenas ou milhares de investigadores científicos que enfrentam este problema no seu dia-a-dia de trabalho.

 Nalguns casos, os prejuízos podem ser um tanto atenuados quando o pobre investigador que já não tem verba para as disquetes e, por isso, teve que parar o trabalho com o computador, consegue encontrar um colega que no seu projecto ainda tem verba para disquetes e que está necessitado de verba para repara o seu microscópio electrónico. Então, falseando o que está determinado, um  compra disquetes de que não precisa, para dar ao seu colega que, por sua vez, lhe manda reparar o microscópio electrónico com a verba de que ainda dispõe. É graças a estes «maus» funcionários que as coisas não são ainda piores do que a realidade actual. Mas em tudo isto – e só nos casos em que é possível – se gasta imenso tempo e paciência, com o que o trabalho sofre uma perda de produtividade.

 Esta situação ridícula, que não tem a mínima utilidade para o País, pode ser curada imediatamente e de forma bem simples. Para isso basta que o Senhor Ministro das Finanças determine, quiçá no dia 25 de Outubro, o Dia Nacional da Desburocratização, para vigorar imediatamente, o seguinte:

− Os projectos de investigação científica devem continuar a ser elaborados com as despesas distribuídas por rubricas, como até aqui.

− As despesas podem ser efectuadas sem ter em atenção as rubricas mas, naturalmente, sem ultrapassar o limite de quantitativo total do projecto e seguindo as restantes normas em vigor para as aquisições.

− A catalogação final das despesas será feita, pelo pessoal administrativo, segundo as rubricas em vigor. No final do ano deverá ser dado ao investigador responsável pelo projecto o quadro da sua programação por rubricas e como, na realidade, foi dispendido o quantitativo total, pois as discrepâncias encontradas poderão dar boas indicações para programação futura.

O Estado não gastará nem mais um centavo do que estava programado e o rendimento do trabalho será muito mais elevado.
É este um exemplo muito simples de desburocratização, de aplicação fácil, imediata e sem encargos, capaz de dar aos cidadãos uma riqueza que passa despercebida mas é real.

Nota: Este artigo foi premiado com Menção Honrosa no Concurso de Jornalismo organizado em 1990 pelo Secretariado para a Modernização Administrativa.